Er bestaan strikte regels rond de facturatie. Elk product of elke dienst moet binnen een vastgelegde termijn na levering gefactureerd worden. Soms worden diensten en producten voor het gemak echter na afronding van een project samen gefactureerd. Maar wanneer is er nu sprake van ‘te late facturatie’? En wat zijn de gevolgen dan?
Wat is de wettelijke termijn voor facturatie?
Officieel moet een factuur ten laatste op de 15de dag van de maand volgend op de levering van het product of de prestatie verstuurd worden. Wordt er echter btw aangerekend, dat is dit binnen de 5 werkdagen in de volgende maand; dit het moment dat jij als ondernemer de btw op de geleverde prestatie moet betalen.
Wat als je te laat factureert?
Als het duidelijk is dat een factuur te laat werd verstuurd omdat het product of de dienst werd geleverd vóór toegelaten facturatietermijn, dan riskeer je hiervoor een btw-boete. Die boete bedraagt tussen de € 50 en de € 500 bij een eerste overtreding en kan tot € 1.250 bedragen bij een tweede overtreding. Vanaf een derde overtreding kan het bedrag oplopen tot € 5.000. Systematisch laattijdig factureren kan met andere woorden behoorlijk veel geld kosten.
Facturatie in de praktijk
Als een dienst of product deel uitmaakt van een groter geheel dan is het in principe toegestaan om de prestaties samen te factureren als het project is afgerond. Hierbij wordt uitgegaan van een redelijke termijn. Weet wel dat een rechter bij een uitzonderlijk late facturatie het vermoeden kan krijgen dat er onwettige zaken gebeuren. Bij veel bedrijven worden geleverde prestaties dan ook systematisch op het einde van elke maand gefactureerd. Dit is perfect toegestaan en het is bovendien verstandig om grotere bedragen op te splitsen in kleinere facturatieschijven. Je loopt hierbij ook minder het risico dat een dispuut op het einde van het project de volledige betaling in het gedrang brengt.
Mag je een vergeten factuur alsnog versturen?
Als je een prestatie vergat te factureren, mag je die in principe alsnog factureren, zelfs al valt de facturatie buiten de toegelaten termijn. Je riskeert hiervoor wel een btw-boete te krijgen en je loopt ook het risico dat de klant ze niet meer aanvaardt. Het is dan aan jou als leverancier om gedetailleerd bewijs te leveren dat deze specifieke prestaties wel degelijk werden uitgevoerd en nog niet eerder werden gefactureerd. Als je hiervoor geen sluitend bewijs kan leveren, zal je klant van de rechter het voordeel van de twijfel krijgen.
Speel dus zeker op veilig met een glasheldere, gedetailleerde facturatie binnen de toegestane facturatietermijn om problemen en boetes te vermijden.
Hulp of advies nodig bij het opzetten van een waterdicht facturatie? Bij CMA kan je hiervoor altijd terecht! Contacteer ons gerust via www.cmadvice.be/nl/contact.