Onbetaalde facturen zijn altijd lastig voor een ondernemer, en nog meer nu het jaareinde eraan komt. Want waarschijnlijk heb je ondertussen al btw betaald, en straks word je ook nog belast op inkomsten die je nooit hebt ontvangen.
Gelukkig kan je in bepaalde gevallen een onbetaalde factuur afboeken. Maar dan moet het wel vaststaan dat ze niet meer zal betaald worden, of dat jij alles hebt gedaan om de factuur te innen.
Onbetaalde facturen en de belastingen
Om een onbetaalde factuur af te boeken hanteert de fiscus het principe van ‘proportionaliteit’. Kort gezegd, als je voor een factuur van €50 een aantal herinneringsmails hebt gestuurd, zal dit voor de fiscus meestal wel voldoende zijn. Maar voor een groter factuurbedrag zal een gewone aanmaning niet volstaan. Die mag je pas afboeken als je echt alle mogelijkheden hebt uitgeput, van een invordering via een incassobureau tot een ingebrekestelling door een deurwaarder of advocaat.
Staat het vast dat een factuur niet meer wordt betaald? Dan mag je de factuur via de boekhouder afboeken, zo gaat deze van je belastbaar inkomen af. Heb je een eenmanszaak met een enkelvoudige boekhouding? Dan volstaat het om de factuur te crediteren.
Staat het nog niet vast dat een factuur niet meer wordt betaald? Vraag dan je accountant een waardevermindering te boeken, zodat de factuur voorlopig uit je boekhouding wordt gehaald. Wordt de factuur in het volgende jaar dan toch nog betaald, dan vervalt de waardevermindering en boek je deze inkomsten gewoon opnieuw bij je winst. Blijkt volgend jaar dat de factuur definitief verloren is, dan kan je ze definitief afboeken.
De btw recupereren op een onbetaalde factuur
Voor de btw geldt dat deze in principe verschuldigd is, behalve in de volgende 3 gevallen:
- Wanneer je klant failliet is.
- Wanneer je klant in een gerechtelijke procedure zit.
- Wanneer je een attest van ‘oninbaarheid’ hebt.
De btw op een definitief onbetaalde factuur terugvorderen doe je bij de volgende btw-aangifte, in het vak ‘regularisaties in het voordeel van de belastingplichtige’, via Intervat.
Toch is de ene onbetaalde factuur de andere niet.
Scenario 1: mijn klant is failliet
Is je klant onlangs failliet verklaard? Eventueel kan je via de curator de geleverde goederen recupereren, of een deel van de openstaande schuld. Toch blijf je vaak met lege handen achter. Dan moet je je tevreden stellen met een attest van de curator, dat de factuur niet meer betaald zal worden. Zo vorder je tenminste de btw terug, en haal je de factuur uit je belastingen. En ook als je maar een gedeelte recupereert, kan je voor het resterende bedrag een attest vragen bij de curator.
Tip: Moet je voor een klant goederen aankopen? Werk dan zoveel mogelijk met een voorschotfactuur, zo is deze cash-out al (gedeeltelijk) vergoed. Eventueel kan je ook een ‘beding van eigendomsvoorbehoud’ in je algemene voorwaarden opnemen. Bij een faillissement kan dit helpen om goederen die nog niet (volledig) betaald zijn terug te krijgen. Zo kan je deze eventueel nog als reservemateriaal gebruiken.
Scenario 2: Mijn klant weigert te betalen (en is niet failliet)
Moeilijker wordt het wanneer je klant gewoon niet betaalt. Door financiële problemen, door een meningsverschil over het eindresultaat, of om welke reden dan ook. Natuurlijk probeer je in eerste instantie het probleem te achterhalen en samen met je klant op te lossen. Maar soms kom je gewoon niet tot een akkoord.
Weigert je klant te betalen terwijl hij of zij niet failliet is? Dan moet jij zelf aantonen dat je alles hebt gedaan om de factuur te innen. Het lastige is dat je dit case per case moet bewijzen. Je mag dus niet zomaar op alle onbetaalde facturen een waardevermindering boeken.
Factuur per factuur zal je een dossier moeten aanleggen, met daarin alle herinneringsbrieven, mails en andere communicatie. Gaat het over een groter bedrag? Dan zal de fiscus pas oordelen dat je alles hebt gedaan als je ook een ingebrekestelling kan voorleggen. Heb je een attest van oninbaarheid? Dan recupereer je daarmee ook de btw.
Wat kan je nu al doen?
Mocht je dit nog niet gedaan hebben, dan is nu het moment om voor alle openstaande facturen een status op te maken. Welke herinneringsmails en brieven heb je gestuurd? Welke communicatie is er al geweest met de klant? Zitten hier faillissementen tussen waar je nog een attest moet voor aanvragen? Kan je nu nog een aanmaning sturen?
Zo kan je via je boekhouder de nodige waardeverminderingen aanvragen en eventueel een aantal facturen definitief afboeken.
Voorkomen is beter dan genezen
Natuurlijk is het beter om wanbetaling van bij het begin te vermijden. Hiervoor kan je het hele creditmanagement uitbesteden, of al in een vroeg stadium een professionele partner zoals CMA inschakelen.
Blijft de betaling toch uit? Weet dat je ook via CMA een ‘fiscaal attest’ krijgt, waarmee je aantoont dat je al het mogelijke hebt gedaan. Zo verminderen we in eerste instantie de kans op wanbetaling, en word je fiscaal niet afgestraft wanneer een factuur ondanks alles toch blijft openstaan.
Wanbetaling voorkomen? Daar hebben we nog een aantal interessante artikels over gepubliceerd:
Vragen? We helpen je graag.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.