U heeft een handelsovereenkomst afgesloten met een klant en stuurde de factuur op met vermelding van de vervaldag of met verwijzing naar uw algemene voorwaarden. Helaas meldt uw klant nu dat hij niet op tijd zal kunnen betalen en vraagt om een afbetalingsplan. Wat doet u?
Dergelijke aanvraag kan argwaan bij u opwekken en dat is logisch. Doordat de klant echter zelf vraagt om het afbetalingsplan, kunt u er vanuit gaan dat hij goede bedoelingen heeft en er alles aan wil doen om de factuur te betalen. Anderzijds krabt u zich eens in de haren en vraagt u zich af “als het volledige bedrag nu niet lukt, zullen kleinere, gespreide betalingen wel lukken? Wat als mijn klant over twee maanden failliet is?”
De keuze om zo’n plan toe te staan of niet, hangt volledig van uzelf af.
Gespreid laten afbetalen, waarom zou u het wel doen?
U houdt er de goede relatie met uw klant mee in stand. Veel bedrijven hebben moeite om de eindjes aan elkaar te knopen in het laagseizoen, terwijl het geld binnenstroomt tijdens het hoogseizoen. Of ze hebben net een grote investering gedaan die om externe redenen nog niet direct opbrengt. Het is niet omdat het nu wat minder gaat met een bedrijf, dat de situatie over enkele maanden niet rooskleurig kan zijn. Op dat vlak kan het goed zijn om even wat geduld uit te oefenen om de relatie niet op te blazen. Intussen int u toch al een deel van uw vordering.
Indien u uw klant toch dwingt direct te betalen, kan het zijn dat het bedrijf failliet gaat of dat hij andere schuldeisers voorrang geeft en u helemaal geen geld ontvangt. Met een afbetalingsplan geeft u uw klant wat ademruimte terwijl u toch al uw geld krijgt. Zo vergroot u de kans dat u het volledige bedrag terugvordert.
Ten slotte vermijdt u dat er tijd verloren gaat: daagt u uw klant voor de rechtbank, dan zal hij vragen om zijn schuld in schijven te betalen, waar de rechter hoogstwaarschijnlijk mee akkoord zal gaan. De rechter bepaalt dan de termijn en het bedrag in plaats van uzelf.
Wanneer doet u het best niet?
Als uw buikgevoel zegt dat de klant enkel tijd probeert te winnen en helemaal niet van plan is te betalen.
Waar moet u op letten bij het opstellen van een afbetalingsplan?
- Vermeld de precieze omvang van de schuld;
- Zet erbij dat de klant de schuld niet betwist;
- Geef duidelijk de (eventuele) interestvoet aan;
- Bepaal de termijn en houd die op minder dan een jaar;
- Laat de klant de eerste schijf meteen betalen;
- Noteer dat, indien een klant een schijf niet op tijd betaalt, hij het resterende bedrag onmiddellijk en zonder verdere ingebrekestelling aan u verschuldigd is.
Zoals we in eerdere blogs vermeldden, zet u dergelijke afspraken met particuliere klanten best op papier. Laat zeker uw klant de bepalingen van het afbetalingsplan ondertekenen. In een b2b-context volstaat een e-mail, die u uw klant laat bevestigen.
Laat CMA u ontzorgen
U kunt er dus zelf voor kiezen of u uw klant al dan niet op afbetaling laat betalen. Laat CMA u hiermee bijstaan. Verspil zelf geen tijd met het opstellen en opvolgen van betalingsplannen voor uw debiteuren. Met CMA volgen wij alles voor u op en zorgen we ervoor dat u uw volledige invordering ontvangt.