Ga jij ervan uit dat een onbetaalde factuur pas na 10 jaar verjaart? En dat je nog alle tijd hebt om je openstaande facturen te innen?
In een B2B context ligt de verjaringstermijn van een factuur inderdaad meestal op 10 jaar, maar hier zijn uitzonderingen op. En in een B2C context verjaart een factuur vaak al na 1 of 2 jaar, ja soms al na 6 maand. Hierbij begint de verjaringstermijn in de meeste gevallen te lopen vanaf de vervaldag van de factuur. Staat er geen vervaldag op de factuur vermeld, dan gaat men uit van een betalingstermijn van 30 dagen.
Waarom verjaren facturen?
De verjaringstermijn is er vooral om consumenten te beschermen. Zo lopen eventuele verwijlinteresten niet eindeloos op en moeten klanten hun betalingsbewijzen niet onbeperkt bijhouden.
Echter, deze beschermingsmaatregel is potentieel nadelig voor ondernemers en bedrijven. Zij moeten zelf de betalingen opvolgen, zelf de verjaringstermijnen voor hun diensten kennen, en zelf actie nemen als een debiteur niet reageert. Anders lopen ze geld mis waar ze door hun dienstverlening gewoon recht op hebben.
Wat ook de reden is achter een onbetaalde factuur, je speelt best heel kort op de bal. Want elke onbetaalde factuur heeft een enorme impact op je cashflow.
Let op voor korte verjaringstermijnen
Uitbaters van een hotel of restaurant hebben de minste tijd om openstaande facturen te innen, want deze verjaren al na 6 maand. Een schoolrekening verjaart na 1 jaar. Facturen in de medische en paramedische sector verjaren na 2 jaar, en hier begint de verjaringstermijn zelfs te lopen op de prestatiedatum, niet op de factuurdatum of vervaldag.
Facturen van verzekeringsmakelaars kennen dan weer een verjaringstermijn van 3 jaar. Erelonen van advocaten en juridische adviseurs moeten binnen de 5 jaar geïnd worden, die van gerechtsdeurwaarders binnen 1 jaar.
Tip van CMA: Wil je zekerheid over de verjaringstermijn van jouw facturen? Contacteer ons dan vrijblijvend.
Help, ik heb een openstaande factuur die binnenkort verjaart
Heb je een goed overzicht van je openstaande facturen? Goed, dan kan je aan de slag. Check welke herinneringsbrieven je al hebt gestuurd en stuur eventueel nog een nieuwe aanmaning. Hierbij kan je ook verwijzen naar de andere herinneringsbrieven die je eerder hebt gestuurd. Wie weet had jouw klant tijdelijk financiële problemen en reageert die nu wel.
Helpt dit niet, dan kan je via CMA de minnelijke invorderingsprocedure opstarten. Dit heeft een dwingender karakter dan een gewone herinneringsbrief. Vaak is dit ook beter voor de klantenrelatie: jij hebt de procedure gevolgd, nu ligt dit niet meer in jouw handen.
Komt de verjaringsdatum steeds dichterbij en krijg je niet de gewenste reactie? Dan starten we in samenspraak met jou de gerechtelijke procedure. Dit is niet alleen nuttig om de factuur alsnog te innen, hiermee stel je ook de verjaring uit.
Een gerechtelijke inningsprocedure impliceert namelijk dat de verjaringstermijn wordt ‘gestuit’ of ‘geschorst’. Dit wil zeggen dat de verjaringstermijn wordt onderbroken (schorsing), of zelfs van voor af aan opnieuw begint (stuiting). Was de verjaringstermijn van een factuur 2 jaar, dan starten deze 2 jaar nu gewoon opnieuw. Zo krijg je extra tijd om het openstaande bedrag in te vorderen.
Volg de betaling van bij het begin strikt op
Het is belangrijk om de betaling van je facturen zeer kort op te volgen, van bij het begin. Zo ontvang je sneller het geld waar je recht op hebt, en vermijd je oninbare facturen door verjaring. Want een gerechtelijke procedure is duur en tijdrovend, die start je niet voor om het even welk bedrag. Want zelfs als het factuurbedrag via deze weg betaald wordt, dan nog moet je vaak zelf opdraaien voor (een deel van) de extra kosten.
Echter, in veel bedrijven gebeurt het credit management eerder sporadisch, wanneer er toevallig eens tijd voor is. Meestal staat er ook niemand te springen om die wanbetaler opnieuw te contacteren, of mankeren de tijd en de systemen voor een proactieve opvolging.
Is dit het geval in jouw bedrijf? Of heb je facturen die binnenkort verjaren? Contacteer ons dan vrijblijvend. We helpen je graag je credit management te stroomlijnen, en de verjaringstermijn te onderbreken. Dit doen we via onze dienstverlening rond white label creditmanagement, minnelijke invordering en gerechtelijke procedures.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.