Je algemene voorwaarden zijn enkel geldig als je klant deze op voorhand heeft ontvangen en goedgekeurd. Publiceer daarom je voorwaarden op de verschillende commerciële documenten, zeker op die documenten die aan de bestelling voorafgaan. Zo kan je aantonen dat je klant deze vóór (of ten laatste bij) de bestelling heeft gezien en goedgekeurd, impliciet of expliciet.
We nemen je mee doorheen een typische ‘customer journey’.
De website
Vaak is je website een belangrijk eerste ‘touch point’ voor je (toekomstige) klant. En hoewel die daar meestal eerst op zoek gaat naar commerciële informatie, zorg je best dat ook je algemene voorwaarden daar makkelijk te vinden zijn. Dat is een teken van transparantie.
Toch is het niet voldoende om je algemene voorwaarden enkel op je website te publiceren, ook niet als je er op andere documenten naar verwijst. Want zelf met deze link kan je onmogelijk aantonen dat je klant je voorwaarden ook echt heeft gekregen.
Daarnaast staat op je website altijd de meest recente versie van je algemene voorwaarden. Dat is niet noodzakelijk de versie die van kracht was toen je het contract hebt afgesloten. Stuur daarom je algemene voorwaarden gewoon mee met de andere commerciële documenten, op papier of in pdf-vorm, zodat je altijd kan teruggrijpen naar de toen geldende versie.
De offerte
Stuur je een offerte op maat? Integreer dan je voorwaarden standaard in het offerte-document of stuur ze mee als apart document. Sowieso is het goed om er op de offerte zelf ook nog eens duidelijk naar te verwijzen.
Want de offerte valt per definitie vóór de bestelling. Als je kan aantonen dat je klant de offerte heeft ontvangen, dan is het in één beweging duidelijk dat hij of zij ook je algemene voorwaarden op voorhand heeft gekregen.
Wanneer je klant de offerte goedkeurt, dan verklaart die zich impliciet ook akkoord met je algemene voorwaarden. En ook als er geen officiële bestelbon meer volgt, dan zijn je algemene voorwaarden wel al in orde.
De bestelbon of het contract
Maak je na de offerte nog een bestelbon? Of ondertekenen jullie nog een officieel contract? Dan spreekt het voor zich dat je ook daar je algemene voorwaarden in opneemt. Eventueel laat je die pagina’s ook afzonderlijk paraferen, zo maak je de goedkeuring officieel en expliciet.
Maar ook als je geen offerte hebt opgemaakt, dan is het ondertekenen van de bestelbon het goede moment om je algemene voorwaarden mee te laten goedkeuren. Voorzie een vinkje en een verwijzing naar je voorwaarden bij de handtekening, en vraag je klant op deze manier je voorwaarden expliciet te aanvaarden.
Handel je de bestelling volledig digitaal af, via een app of online bestelpagina? Dan is dit digitale vinkje zelfs een vereiste om het bestelproces succesvol af te ronden.
De factuur
Op zich is het niet verplicht om je algemene voorwaarden ook op de factuur op te nemen. Als alles goed is, dan heeft je klant deze al gekregen en goedgekeurd. Maar als je de moeite hebt genomen om je eigen algemene voorwaarden op te maken, waarom zou je deze dan niet toevoegen op de factuur? Zo staan ook je betalingsvoorwaarden nog eens duidelijk op je factuur vermeld.
Vergeet in je betalingsvoorwaarden ook niet te verwijzen naar de forfaitaire schadevergoeding bij te late betaling. Anders val je terug op de wettelijke rentevoeten, en die volstaan absoluut niet om de extra kosten die een wanbetaling met zich meebrengt te compenseren.
Je algemene voorwaarden, kleine lettertjes of praktisch document?
Ons advies is duidelijk, je algemene voorwaarden zet je best op zowat elk commercieel document, zodat je vlot kan aantonen dat je klant deze op voorhand heeft ontvangen. En wil de klant je voorwaarden (laten) nalezen, dan hoeft hij of zij niet ver te zoeken.
Toch hebben veel ondernemers een dubbel gevoel bij hun algemene voorwaarden. Ze vestigen er niet graag de aandacht op, als waren het ‘kleine lettertjes’, een noodzakelijk kwaad. Maar als er geen onredelijke zaken in staan, is dat nergens voor nodig. Sowieso mag er in je voorwaarden niets staan dat ingaat tegen de wetgeving.
Gelukkig doen steeds meer ondernemers het anders. Ze nemen naast de juridische bepalingen ook een aantal praktische zaken in hun voorwaarden op, informatie die eigen is aan hun bedrijf en manier van werken. Zo leggen ze in hun voorwaarden uit wat de volgende stappen zijn na de bestelling, wat de doorlooptijd is en wat ze nog van hun klant verwachten.
Zo worden ook jouw voorwaarden een nuttig en praktisch document, dat je perfect samen met je klant kan overlopen. Zo laat je zien dat je aan alles hebt gedacht, dat alles op papier staat, en dat je volkomen transparant bent. Dat schept vertrouwen, en een goede basis voor de samenwerking. En het is de ideale manier als je je voorwaarden ook expliciet wil laten goedkeuren.
Vragen? We helpen je graag.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.