Een klant die jou zelf contacteert, omdat het nu even moeilijk gaat om de factuur te betalen? Op zich is dat een mooi initiatief. Toch is het geen goed idee om zomaar uitstel van betaling te geven. Beter is het om nu al een eerste schijf te laten betalen, en een afbetalingsplan af te spreken voor het resterende bedrag. We leggen je uit waarom.
De betaling van de eerste schijf, belangrijker dan je denkt
Het eerste argument spreekt voor zich: door een eerste betaling recupereer jij al een deel van de gemaakte kosten. Want lang vóór het versturen van de factuur heb jij al middelen geïnvesteerd, in de vorm van goederen, grondstoffen en lonen. Deze eerste betaling is goed voor je cash-flow en DSO, waardoor jij zonder extra krediet alweer even verder kan. Want hoe minder krediet je moet opnemen om je eigen werking te financieren, hoe hoger uiteindelijk je marge.
Echter, de andere reden is zo mogelijk nog belangrijker. Een eerste betaling staat namelijk gelijk aan een schulderkenning. Door te betalen aanvaardt je klant de factuur. Want je weet nooit hoe het verder loopt, of wie er in de toekomst over de betaling van je factuur beslist. En dan heb je dankzij deze eerste betaling absoluut een streepje voor.
Een afbetalingsplan? Volgens de (wettelijke!) regels van de kunst
Een afbetalingsplan, echter, dat stel je niet zomaar op. Enerzijds moet je binnen het wettelijk kader blijven. En natuurlijk is het ook de bedoeling dat je het openstaande factuurbedrag volledig recupereert, al dan niet met interesten en extra kosten. Want deze extra wachttijd heeft wel degelijk een impact op je marge en rentabiliteit. En het kan nooit de bedoeling zijn je te laten meeslepen in de financiële problemen van je klant.
Daarom raden we aan om een afbetalingsplan niet langer dan 6 maand te laten duren, en het aantal betalingsmomenten te beperken tot 4, maximum of 6. Want, ongeacht de goede bedoelingen van je klant, elk betalingsmoment kan een aanleiding zijn voor zowel uitstel als afstel van betaling.
Geen afbetalingsplan zonder opvolgingsplan
Het mag duidelijk zijn, een strikte opvolging en duidelijke communicatie zijn cruciaal voor het succes van een afbetalingsplan. Zo zal de betaling vlotter verlopen als je kort voor elk betalingsmoment een mailtje stuurt met daarin de betalingsgegevens en de status van het afbetalingsplan. Alleen heeft niet elk bedrijf de mensen en middelen om dit consequent te doen.
CMA, voor het opstellen en opvolgen van je afbetalingsplan
Daarom is het goed een beroep te doen op een professionele partner als CMA. Wij stellen voor jou een afbetalingsplan op volgens de wettelijke regels. Met of zonder interest en extra kosten, in lijn met de algemene voorwaarden van je bedrijf, en met het oog op een volledige betaling van het initiële bedrag.
En uiteraard nemen we ook de opvolging voor onze rekening. Zo stuurt CMA kort voor elke betalingsafspraak een ‘friendly reminder’ met alle informatie en betaalgegevens. En mocht de betaling toch uitblijven, dan nemen we onmiddellijk na de wettelijke termijn contact met je klant.
En dat met het grootste respect voor de klantenrelatie. Zodat jullie eventueel opnieuw zaken kunnen doen, eens jouw klant deze moeilijke periode achter zich heeft kunnen laten. Want uiteindelijk had je klant jou toch zelf gecontacteerd, is het niet?
Vragen? Advies nodig? We helpen je graag.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.