‘Betalingstermijn: 30 dagen’, regelmatig zie je dat nog staan op een factuur. Liefst goed verborgen op de 3e pagina, ver verwijderd van alle andere betalingsinformatie, zoals het bedrag en het rekeningnummer.
Dit is natuurlijk niet fout, maar in het streven naar een vlotte betaling lijkt dit toch niet de meest effectieve manier. Want in het facturatieproces laat je best zo weinig mogelijk ruimte voor interpretatie.
“Gelieve te betalen vóór 28/02/2025”
Met de vermelding ‘betalingstermijn 30 dagen’ laat je het aan je klant om de exacte vervaldag van je factuur te bepalen. 30 dagen, dat lijkt eenvoudig. Maar wanneer beginnen die te lopen? De dag zelf of de dag erna? En wat met maanden van 31 dagen, of met de kortere maand februari?
Daarom vermeld je beter de exacte vervaldag. Zo bestaat er geen twijfel over de dag waarop de factuur dient betaald te zijn. De meeste boekhoudplatformen doen dit trouwens automatisch voor jou.
Je facturatieproces als sluitstuk van je dienstverlening
Nu lijken deze paar dagen misschien minder belangrijk, en voor gezonde bedrijven is dat waarschijnlijk ook zo. Anderzijds betekent een betalingstermijn van 30 dagen dat je sowieso al meer dan een maand moet wachten op je inkomsten. Terwijl jij al veel vroeger kosten hebt gemaakt, nog lang voor je de factuur hebt verstuurd. En al die tijd moet jij je eigen werking voorfinancieren, al dan niet met leningen en kredieten.
Maar waar het vooral over gaat, dat is de dienstverlening aan je klant. Want je facturatieproces is een uitgelezen kans om je professionaliteit in de verf te zetten. En alle betalingsgegevens netjes en duidelijk bij elkaar zetten, op een zichtbare plaats en zonder ruimte voor interpretatie, hoort daar absoluut bij.
Maak het je klant zo makkelijk mogelijk
Met een vage vermelding als ‘betalingstermijn 30 dagen’ laat je niet alleen ruimte voor interpretatie, je klant moet ook de verschillende gegevens bij elkaar zoeken. Terwijl die niets liever wil dan snel de inhoud van de factuur te verifiëren en de betaling te programmeren, meestal in functie van de vervaldag. Zodat hij of zij de factuur kan klasseren, en er verder geen aandacht hoeft aan te besteden.
Nu zijn er een aantal manieren om je klant een eenvoudige en overzichtelijke factuur aan te bieden. Zo kan je beginnen met zoveel mogelijk dezelfde structuur en bewoordingen van de offerte over te nemen, zodat jouw klant beide documenten makkelijk kan vergelijken. Of het vermelden van duidelijke contactgegevens, zodat hij of zij je bij vragen snel kan bereiken.
En een andere belangrijke tip, uiteraard, is om alle betalingsinformatie mooi samen op de eerste pagina van de factuur te zetten. Het te betalen bedrag (met of zonder btw), het rekeningnummer, de gestructureerde mededeling EN de vervaldag. Eventueel samen met een QR-code die deze info automatisch invult in de betalingsapplicatie van je klant. Zodat hij of zij in één oogopslag alle betaalinformatie bij elkaar heeft.
Zo optimaliseer je alvast je kansen voor een vlotte en tijdige betaling. En laat de betaling toch op zich wachten? Dan zijn we er bij CMA om je te helpen.
Vragen? Advies nodig? We helpen je graag.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.