Vraag jij je verkoper een klant te contacteren over een openstaande factuur? Dat vinden wij geen goed idee. En we durven beweren dat jouw sales dat zelf ook geen goed idee vindt. Want hij of zij moet verkopen, en daarbij is de relatie met de klant van groot belang.
Natuurlijk kan je een gesprek over een openstaande factuur op een vriendelijke en professionele manier aanpakken. Maar soms moet je wel op je strepen kunnen staan, vriendelijk maar beslist. En dat is een rol die je niet door je verkoper wil laten spelen.
Laat je verkoper verkopen
Salesmensen combineren een aantal zeer interessante kwaliteiten. Ze hebben een luisterend oor, ze kennen je producten en diensten, en ze begrijpen de kunst om daarmee haarfijn in te spelen op de gevoeligheden van de klant. En vooral, ze beheren de klantenrelatie. Daarom wil je verkopers vooral laten doen waar ze goed in zijn: nieuwe projecten afsluiten, en de relatie onderhouden.
Toch is het door deze relatie soms verleidelijk je sales in te schakelen bij een onbetaalde factuur. Maar dat doe je dus beter niet. Vaak is zijn of haar contactpersoon trouwens niet verantwoordelijk voor de betaling van de facturen, en zit deze niet op dit soort telefoontjes te wachten.
Onderschat de commerciële rol van je andere medewerkers niet
Ditzelfde geldt trouwens voor heel wat van je andere medewerkers. Want misschien heeft die administratieve collega wel regelmatig persoonlijk contact met je klanten? Voor het vernieuwen van onderhoudscontracten, of voor het afhandelen van kleine bijbestellingen. En ook je techniekers komen regelmatig wel eens met een nieuwe salesvraag van een herstelling terug.
Dus vóór je hen vraagt om de klant te contacteren over een onbetaalde factuur, denk je ook bij hen best even na over de mogelijke impact op de relatie.
Bedrijfsleider en verkoper in één?
En misschien geldt dit ook voor jou? Ben jij, net als veel bedrijfsleiders, de belangrijkste verkoper voor je bedrijf? Bij sommige klanten kan een persoonlijk telefoontje een reden zijn om nu wel te betalen. Maar bij anderen zal dit net het omgekeerde effect hebben. Dat is een inschatting die je best op voorhand maakt.
Houd je verkoper wel op de hoogte
Je wil je sales niet inschakelen, maar natuurlijk houd je hem of haar wel op de hoogte van eventuele betalingsproblemen. Toch zeker wanneer een klant na meerdere herinneringen nog steeds niet heeft betaald. Want als de kans bestaat dat een volgend project niet mag doorgaan door een onbetaalde factuur, dan wil die dat tijdig weten. En dan kan je verkoper nog steeds zelf beslissen om dit bij de klant aan te kaarten, of niet.
Was je klant niet tevreden over het geleverde resultaat?
Bij dit alles geldt één belangrijke uitzondering. Was je klant niet tevreden? Bespreek dit dan zeker ook met de verkoper. Om in te schatten waar de frustratie vandaan komt, en om het resultaat te vergelijken met wat beloofd is. En uiteraard is dit handige informatie om mee te nemen in een volgend salestraject.
Echter, in een ideale wereld is dit ongenoegen al voor het versturen van de factuur bekend. Probeer waar mogelijk samen tot een oplossing te komen, nog voor je de factuur opmaakt. Samen met de projectleider, al dan niet samen met de accountmanager. Zo kan je een eventuele rechtzetting of compensatie onmiddellijk in de factuur verwerken, en zou de betaling geen probleem meer mogen vormen.
Maar wie dan wel?
Een eerste herinnering kan je uiteraard door het systeem laten versturen. Je mag deze herinneringsmail zeker ook personaliseren. Want deze ‘friendly reminder’ is vooral bedoeld om vergeten facturen terug onder de aandacht te brengen. En zo heeft je klant een rechtstreeks aanspreekpunt voor vragen over de factuur.
Reageert je klant niet op deze herinneringsmails? Dan zien wij grosso modo 2 mogelijkheden:
Heb je in je bedrijf een apart departement voor de opvolging van facturen? Of iemand die verder geen commerciële relatie heeft met de klant? En voelen zij zich comfortabel bij deze opdracht? Dan kan je overwegen om dit door hen te laten uitvoeren. Tenminste, als zij de tijd hebben om dit systematisch te doen. Want een onregelmatige opvolging kan ook weer een negatief effect hebben op de betaling.
Heb je niemand in je bedrijf die aan bovenstaande voorwaarden voldoet? Dan lijkt het ons beter om de opvolging van je openstaande facturen toe te vertrouwen aan een professional.
CMA volgt je openstaande en onbetaalde facturen op
De dossierbeheerders van CMA zijn dagelijks in contact met klanten, zowel bedrijven als particulieren. Zij spelen kort op de bal, en ze hebben de tools en ervaring om dit op een vriendelijke en professionele manier te doen. En uiteraard houden zij je op de hoogte van de status.
Zo vermijd je elke interferentie met een volgend salestraject. En terwijl CMA jouw openstaande facturen opvolgt, kan ook jij je concentreren op je core business.
Vragen? Advies nodig? We helpen je graag.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.