Onbetaalde facturen afboeken, dat is op het einde van het jaar een actueel thema. Maar nog beter is het te voorkomen dat je facturen in verlies moet nemen.
Het goede nieuws? Alles wat je doet om een factuur te innen, is later ook bruikbaar voor een eventuele afboeking. En ondertussen verklein je de kans dat je facturen moet afschrijven
Onbetaalde facturen afboeken
Hoe zit dat nu weer met onbetaalde facturen in je boekhouding? We zetten de basis nog eens voor je op een rij:
1. Belastingen
Er zijn twee manieren om een onbetaalde factuur uit je belastingen te halen:
Via een waardevermindering
Kan je aantonen dat een factuur waarschijnlijk niet meer zal betaald worden? Dan kan je boekhouder nu al een waardevermindering opmaken. Zo betaal je nu geen belastingen op inkomsten die je waarschijnlijk niet meer zal ontvangen.
Volgend jaar kan je deze dan omzetten in een definitieve afschrijving, of de factuur terug inschrijven wanneer ze toch nog wordt betaald.
De factuur afboeken
Is het wel al zeker dat een factuur onbetaald blijft? En kan je aantonen dat je al het mogelijke hebt gedaan voor de betaling, via betalingsherinneringen en zelfs een ingebrekestelling? Dan mag je deze in verlies nemen en aftrekken van je belastbare winst.
De fiscus hanteert hier het principe van ‘proportionaliteit’: voor een kleinere factuur volstaan een aantal aanmaningen, voor grotere bedragen dien je een volledig dossier van herinneringen en ingebrekestellingen klaar te hebben. Verstuur deze zaken dus sowieso via een duurzame drager – via mail of aangetekende brief – zodat je een bewijs hebt.
2. Btw
De door jou betaalde btw? Die kan je enkel terugvorderen wanneer het vaststaat dat een factuur niet meer zal worden betaald. Hiervoor heb je dus een ‘attest van oninbaarheid’ nodig.
Is je klant failliet, of zit deze in een gerechtelijke procedure? Dan kan je dit attest bij de curator aanvragen.
Maar wist je dat ook CMA je een ‘attest van oninbaarheid’ kan bezorgen? Dit uiteraard na een doorgedreven traject van minnelijke invordering, want we gaan altijd eerst voor een correcte betaling. Maar in sommige gevallen blijkt het niet mogelijk de factuur te innen. En dan heb je met dit attest wel een bewijs dat je al het redelijke hebt gedaan.
Minnelijke invordering, in functie van de betaling én je boekhouding
Gelukkig is alles wat je doet in functie van de betaling ook nuttig voor een eventuele afboeking later, en omgekeerd. Zo brengt een herinnering de factuur weer onder de aandacht van je klant, waardoor hij of zij nu hopelijk wel betaalt. En tegelijkertijd is die herinnering een noodzakelijke stap in een streng gereglementeerd invorderingsproces.
Hetzelfde geldt voor een ingebrekestelling: door het dwingende karakter hiervan is de kans reëel dat je klant nu wel betaalt. En als dit nog steeds niet het geval is, dan heb je nu wel een officieel bewijsstuk.
Een schriftelijke eerste herinnering
Heeft je klant de factuur nog niet betaald? Stuur dan kort na de vervaldag een schriftelijke eerste herinnering. Dit kan trouwens perfect via mail.
Uiteraard mag je altijd even met je klant bellen over de factuur, maar wacht zeker niet te lang met het sturen van een schriftelijke betalingsherinnering. Want het inningsproces is strikt gereglementeerd, en geeft je klant na elke herinnering ook een nieuwe betalingstermijn. Je wil dus kort op de bal spelen, om niet nog extra tijd te verliezen.
Laat je ondersteunen door CMA
Wil je je kansen op betaling maximaliseren? Wil je zeker zijn dat het hele inningsproces op een professionele en consequente manier gebeurt? Neem dan nu al contact met CMA.
Dan zetten we samen alles op punt. Met een invorderingsproces op maat van jouw bedrijf, en volgens alle wettelijke regels. Zo verlies je geen tijd wanneer een betaling uitblijft.
Auteur: Alain Dewit
Lees ook onze blog: De voorwaarden voor het afboeken van onbetaalde facturen
Heb je vragen? Wens je persoonlijk advies?
Contacteer ons, we helpen je graag.
📞 +32 53 79 09 47
#cma #creditmanagement #incasso #invordering #Wetinvorderingvanschuldenbijconsumenten