Ook na de invoering van Peppol blijft je debiteurenbeheer belangrijk. Want deze nieuwe manier van verzenden biedt geen garantie op een stipte betaling.
Je debiteurenbeheer verdient nog steeds de nodige aandacht, ook na de invoering van Peppol.
Papier > PDF > Peppol
Peppol is een nieuwe drager, een nieuwe manier om je facturen te versturen. Vroeger gebeurde dat via de post, sinds een aantal jaar vooral via e-mail en pdf, en nu via Peppol, een Europees elektronisch verzendplatform.
Alles wat met de verdere opvolging van deze facturen te maken heeft — goedkeuringen, betalingen, herinneringen en betwistingen — blijft daarnaast bestaan. Gelukkig zijn er integraties mogelijk met de bestaande boekhoudsoftware, die kunnen deze opvolging (gedeeltelijk) automatiseren. Maar bij veel bedrijven is die integratie er (nog) niet.
Altijd het correcte ‘adres’
Wel zorgt Peppol ervoor dat de factuur altijd bij de juiste persoon aankomt, ten minste als de ontvanger zich correct op Peppol heeft geregistreerd. De tijd dat men een onbetaalde factuur kon toeschrijven aan de post of een verkeerd adres, die is voorbij.
De menselijke factor blijft bestaan
Maar het feit dat een factuur bij de ontvanger aankomt, betekent nog niet dat ze onmiddellijk betaald wordt. Je klant moet zelf nog met jouw factuur aan de slag.
Wanneer jouw klant zijn facturen zelf op het Peppol-platform moet raadplegen — wanneer er nog geen integratie is met de bedrijfssoftware — dan vraagt dit een aanpassing in de gewoontes en processen. Dan vormt Peppol een extra kanaal om te beheren, naast een vaak al overvolle mailbox.
En de Peppol-notificatie in die volle mailbox? Die raakt snel vergeten, net zoals dat gebeurde bij een factuur via e-mail. Het blijft dus belangrijk om je klant tijdig aan jouw factuur te herinneren.
Niet alle facturen lopen via Peppol
Bovendien worden nog heel wat facturen via de traditionele weg verstuurd. Consumenten hebben meestal nog geen Peppol-account, en ook btw-vrijgestelde bedrijven zijn niet verplicht om e-facturatie te gebruiken. Het klassieke systeem blijft dus bestaan, inclusief de bijhorende opvolging.
Professionaliseer je debiteurenbeheer
Net nu is een stipte opvolging van de betalingen cruciaal voor je cashflow. Want veel bedrijven moeten nog wennen aan de nieuwe ‘Peppol manier-van-werken’. En het kan niet de bedoeling zijn dat jij hierdoor langer moet wachten op je geld — en daardoor zelf in de problemen komt.
En voor wie gehoopt had dat Peppol de opvolging van zijn facturen overbodig zou maken … Misschien is dit wel het juiste moment om je debiteurenbeheer in handen te geven van een professional. Zo weet je zeker dat dit op een professionele en klantvriendelijke manier gebeurt.
Bovendien geef je via een consequente opvolging je klanten het signaal dat een stipte betaling belangrijk is, net zoals zij van jou een stipte levering en vlotte service verwachten. En ondertussen houd jij de handen vrij voor je dagelijkse business.
Auteur: Alain Dewit – bestuurder en expert debiteurenbeheer Credit Management & Advice en voorzitter ABR-BVI
Heb je vragen? Wens je persoonlijk advies?
Contacteer ons, we helpen je graag.
📞 +32 53 79 09 47