Wat als Peppol je algemene voorwaarden niet meestuurt met de factuur? Dat hoeft geen probleem te zijn. Als je ten minste je voorwaarden al op voorhand hebt bezorgd. Hoe dat zit? Dat lees je in onze blog.
Je algemene voorwaarden zet je best op elk commercieel document. Niet alleen op de factuur, maar ook op de offerte en bestelbon. Zo ben je goed beschermd, ook als je je voorwaarden niet met de Peppol-factuur kan meesturen.
Je algemene voorwaarden en de goedkeuring vooraf
Wil je werken volgens je eigen algemene voorwaarden? Dan moet je deze op voorhand aan je klant bezorgen, nog vóór het sluiten van het contract. Voeg daarom je ‘terms en conditions’ standaard toe aan de offerte en bestelbon.
Daarnaast moet je klant je voorwaarden ook goedkeuren. Dit kan via een handtekening op de voorwaarden zelf, of via een verwijzing (vinkje) bij de handtekening op de bestelbon.
Gelukkig kan deze goedkeuring ook stilzwijgend. Het ‘ontbreken van protest of opmerkingen’ geldt dan als een impliciete goedkeuring van je voorwaarden. Maar dan moet je wel kunnen aantonen dat je klant deze vooraf heeft ontvangen. In dit digitale tijdperk is dit echter makkelijker dan ooit, bv. door alles (ook) via mail te versturen.
Verwijzen naar de voorwaarden op je website? Niet voldoende
Om wettelijk in orde te zijn moet je je voorwaarden wel zelf bezorgen. Een pure verwijzing naar de algemene voorwaarden op je website volstaat niet.
Waarom? Enerzijds mag je niet zomaar veronderstellen dat je klant deze zelf gaat opzoeken. Anderzijds kunnen je voorwaarden evolueren doorheen de tijd. Bij een betwisting geldt enkel de versie van het moment van de bestelling. Het is dus belangrijk dat je exact dat document terugvindt, al dan niet ondertekend.
Wat als Peppol je voorwaarden niet meestuurt?
Standaard worden de voorwaarden ook nog eens op de factuur gezet. Echter, niet elke Peppol-facturatietool laat toe om je voorwaarden mee te sturen. Peppol converteert de factuur naar een stukje computercode, en daarin is geen ruimte voor je algemene voorwaarden. Soms kan je een pdf met je voorwaarden meesturen, maar dat kan niet in elke Peppol-tool.
Kan je je voorwaarden niet meesturen maar heeft je klant deze al gekregen? Dan kan je een korte verwijzing op de factuur opnemen, waarin je aangeeft dat de reeds goedgekeurde voorwaarden van toepassing zijn.
Ben je nog niet in orde met je voorwaarden? Dan zou je deze in een afzonderlijk mailtje kunnen sturen, expliciet verwijzend naar de Peppol-factuur. Maar dit is natuurlijk slechts een noodoplossing. Veel eenvoudiger is het om je voorwaarden al vroeger te bezorgen, vóór het sluiten van de deal. Dat was altijd al zo, en dat verandert niet in 2026.
Waarom zijn je algemene voorwaarden zo belangrijk?
Je voorwaarden beschermen je wanneer je business doet. En ook wanneer een factuur onbetaald blijft, dan zijn je algemene voorwaarden de basis om deze in te vorderen. Want ook in 2026 zal je de betaling van je facturen moeten opvolgen. Daar zal Peppol niets aan veranderen.
Heb je vragen? Wens je persoonlijk advies?
Contacteer ons, we nemen graag de tijd voor een kennismaking.
📞 +32 53 79 09 47