De nieuwe wet ‘schulden van de consument’ dwingt bedrijven om massaal de algemene voorwaarden aan te passen. Vergeet echter niet je klanten daarover te informeren.
Sowieso laat je je algemene voorwaarden best op voorhand goedkeuren door je klant, anders zijn ze niet afdwingbaar. Maar wat als je tijdens een lopende overeenkomst de voorwaarden wijzigt, zoals je nu, door de nieuwe regels, verplicht bent te doen?
Je algemene voorwaarden kenbaar maken bij nieuwe klanten
Bij een nieuwe klant of overeenkomst gelden natuurlijk enkel jouw laatste algemene voorwaarden. Hier speelt het dus geen rol als je voorwaarden recent gewijzigd zijn, ten minste als deze op elk document al zijn aangepast naar de laatste versie.
Heeft jouw klant de voorwaarden samen met de offerte ontvangen en ondertekend? Dan staat dit gelijk met het impliciet aanvaarden van je voorwaarden. Eventueel kan je bij de handtekening dit akkoord ook laten bevestigen, zo maak je dit een stuk explicieter.
Speelt je klant een actieve rol in de overeenkomst? Moet die bijvoorbeeld zelf bepaalde zaken voorzien voor jij aan de slag kan? Dan is het belangrijk om deze zaken ook op te nemen in je algemene voorwaarden, daar expliciet naar te verwijzen en deze ook formeel te laten goedkeuren. Dit is een extra reden om niet zomaar standaard algemene voorwaarden van het internet over te nemen, maar een document op te maken specifiek voor jouw business.
Je voorwaarden aanpassen bij een lopend contract
Door de laatste wetswijziging is de kans groot dat je ook voor lopende contracten de algemene voorwaarden moet aanpassen. Want als je oude voorwaarden stellen dat er van bij de eerste herinnering kosten worden aangerekend, dan ben je niet meer conform. Dan kan je een onbetaalde factuur niet meer via minnelijke invordering opeisen.
Daarom is het belangrijk dat je enkel de minimale wijzigingen doorvoert, zoals een gratis eerste herinnering en een aangepaste schadevergoeding bij laattijdige betaling. Op deze manier wijzigt er niets aan de service zelf, en heeft de klant geen geldige reden om de overeenkomst op te zeggen. Wil je nog andere zaken aanpassen, dan wacht je best tot de overeenkomst is afgelopen en je een nieuw contract kan onderhandelen.
Nu je betalingsvoorwaarden eigenlijk soepeler zijn geworden, is het verleidelijk hier niets over te zeggen. Dat is echter geen optie. Je bent verplicht deze wijziging te melden, per brief of via mail. Want als je voorwaarden ook op je factuur staan, dan moeten deze bij de eerstvolgende (tussentijdse) factuur ook zijn aangepast.
Maak dus een lijst van klanten met bestaande contracten en stuur hen een aangepaste mail, waarin je uitlegt dat je de voorwaarden aanpast aan de nieuwe wetgeving en dat de service zelf exact dezelfde blijft.
Daarna heb je verschillende opties. Je kan je klant vragen expliciet je nieuwe algemene voorwaarden te aanvaarden, bijvoorbeeld door ze ondertekend terug te sturen. Maar in realiteit zullen velen daar niet op reageren. Een andere methode is de klant enkel laten reageren wanneer hij of zij niet akkoord is, en dat binnen een redelijke termijn. Dit is een impliciet of stilzwijgend akkoord, waarbij je klant niets hoeft te doen. Voor een drastische wijziging in de voorwaarden zal dit niet voldoende zijn, maar voor deze kleine wijziging in het voordeel van de klant lijkt dit wel degelijk de beste manier.
Je algemene voorwaarden zijn belangrijker dan je denkt. Ze beschermen je bij betwistingen en bevatten belangrijke informatie voor je klant. Communiceer deze dan ook openlijk, en wijs je klant op belangrijke aandachtspunten in je voorwaarden.
Wil je je bestaande algemene voorwaarden toetsen aan de nieuwe wetgeving? Hulp nodig bij specifieke vragen? Wij helpen je graag.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.