Wanbetaling is één van de belangrijkste drivers van een faillissement, zo blijkt uit een bevraging bij een 1000-tal failliete bedrijven*. Onbetaalde facturen, en de liquiditeitsproblemen die daaruit voortkomen, staan zelfs nog vóór de hoge personeelskosten en de steeds stijgende prijzen. Reden genoeg dus om de betaling van je facturen goed op te volgen.
Met deze tips wordt het overgrote deel van je facturen wel tijdig betaald.
Stuur een voorschotfactuur
Moet je op voorhand materiaal aankopen? Stuur dan een voorschotfactuur nog voor je zelf de bestelling plaatst. Zo staat het geld voor deze cash-out al op je rekening, en leer je ook de betalingsgewoontes van je klant kennen.
De voorschotfactuur is extra belangrijk bij een nieuwe klant, maar misschien kan je deze als algemene regel aanhouden, ook voor terugkerende klanten. Hierdoor heb jij al een deel van je inkomsten ontvangen op het moment dat jij of je personeel aan de slag gaat, en je dus ‘resources’ verbruikt voor je klant.
Zorg dat deze facturatieregels duidelijk in je algemene voorwaarden staan, en vermeld dit ook kort tijdens de verkoopfase. Zo weet je klant precies wat de spelregels zijn.
Stuur je factuur onmiddellijk na de (op)levering
Stuur je factuur liefst onmiddellijk na het afronden van een project, en wacht niet standaard tot het einde van de maand of langer. Als je klant heel tevreden was, dan is de kans reëel dat hij de factuur onmiddellijk betaalt, uit respect voor jouw vakmanschap.
En mocht er toch discussie zijn, over de factuur of over het project, dan heb je op dat moment de beste kansen om tot een akkoord te komen. Want nu liggen alle gemaakte afspraken en het resultaat nog vers in het geheugen.
Maak het je klant zo makkelijk mogelijk
Stuur je factuur liefst digitaal, direct naar de juiste persoon. Zo verklein je de kans dat de factuur via de post of ergens in het bedrijf verloren gaat. Eventueel voeg je ook een QR-code of betaalknop toe, waardoor het betalen of inplannen van de factuur slechts 2 muisklikken kost.
Verder voorzie je ook een duidelijk omschrijving van de geleverde diensten, en zorg je dat alle gegevens gemakkelijk terug te vinden zijn. Liefst volgt deze factuur dezelfde opbouw en logica als de offerte, zodat het nakijken en goedkeuren slechts een minimum aan tijd kost.
Wat als je factuur toch niet tijdig wordt betaald?
Laat de betaling toch op zich wachten? Dan doet een telefoontje vaak wonderen. Want ondanks alle goede zorgen kan een factuur vergeten worden. Of een klant is niet helemaal akkoord maar heeft jou hierover nog niet gecontacteerd.
Tijdens een telefoontje krijg je onmiddellijk feedback: is de factuur vergeten of speelt er iets anders? Is de klant niet akkoord of zijn er financiële problemen? Zo kan jij onmiddellijk op de situatie inspelen en concrete afspraken maken. Dit telefoontje is flexibeler en sneller dan een brief, en vaak is dit rechtstreeks klantencontact nog goed voor je toekomstige business ook.
Toch is het belangrijk om aansluitend hierop ook de officiële aanmaning te sturen. Anders loopt de hele invorderingsprocedure vertraging op, mocht de betaling ondanks alles toch op zich laten wachten. Eventueel verwijs je hier al naar in je telefoontje, zo weet je klant dat dit er aan komt, en dat je hierbij de wettelijke procedures volgt.
Speel geen gratis bank
Het tijdperk van gratis geld is achter de rug, het voorbije jaar zijn de rentes enorm gestegen. Hierdoor wordt het zowel voor jou als voor je klant duurder wordt om geld te lenen bij de bank, en is het dus extra verleidelijk om een betaling uit te stellen.
Zeker nu een eerste aanmaning geen extra kosten oplevert, door de wet ‘schulden van de consument’, wil je absoluut vermijden dat klanten jou als bank gebruiken. Dit doe je door een context van respect en duidelijk afspraken te creëren, zoals hierboven beschreven.
En blijft een factuur toch onbetaald? Aarzel dan niet om hiervoor een professional in te schakelen. Een goed incassobureau neemt op de meest professionele manier contact met jouw klant, en neemt deze opvolging van je over. Want wanbetaling kan je bedrijf niet alleen financieel in de problemen brengen, het kost ook enorm veel energie.
Bij CMA heb je trouwens de keuze. Je kan ervoor kiezen om enkel de vervallen facturen naar ons door te sturen, dan starten wij daarvoor een minnelijke invordering op. Maar je kan ook het hele creditmanagement aan ons uitbesteden. Dan nemen wij van bij het begin de opvolging van de facturen en betalingen over.
Vragen of interesse? We bekijken graag jouw specifieke vraag.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.