Het gebeurt steeds vaker: als onderneming stuur je een aanmaning naar een klant waarbij extra kosten worden aangerekend, maar de klant vereffent enkel het factuurbedrag. Mag dat zomaar, hoe reageer je daarop en (hoe) kan je die invorderingskosten toch opeisen? We scheppen graag wat duidelijkheid!
Mag je extra kosten aanrekenen?
Jazeker. Je mag een wettelijk gezien een schadevergoeding en interesten eisen van je klant bij laattijdige betaling. Het bedrag mag wel niet buitensporig zijn: 10% van het totale factuurbedrag tegen 10% interesten op jaarbasis is gangbaar en aanvaardbaar. Je hoeft dus niet te accepteren dat de kous af is bij het betalen van het factuurbedrag.
Belangrijk: zet het in je algemene voorwaarden
We hebben het misschien al talloze keren herhaald, maar we kunnen het niet genoeg benadrukken: zorg dat je algemene voorwaarden correct opgesteld zijn en dat ze ook vermelden dat er een schadevergoeding wordt aangerekend bij laattijdige betaling. Ze geven je vordering een wettelijke grond. Pas op: je klant moet ze wel aanvaard hebben, dus zorg dat ze bij de initiële overeenkomst zaten.
Hoe reageer je op het niet-betalen van de schadevergoeding?
Belangrijk: schat goed in of je verder zaken wil doen met de klant in kwestie. Een belangrijke klant die eenmalig laattijdig betaalt en gewoon de originele factuur vereffent wil je misschien niet het gevoel geven dat hij meteen afgestraft wordt. Wil je wel op je strepen staan? Verwijs dan naar je algemene voorwaarden en geef ook mee dat dit gangbaar is.
Stuur een aangetekend schrijven
Als de klant je vriendelijk verzoek naast zich neerlegt, stuur je best een aangetekend schrijven waarin je zegt dat de hoofdsom betaald werd maar dat de extra kosten nog moeten vereffend worden. Geef je klant zeker een uiterlijke betaaltermijn mee en vermeld eventueel wat de volgende stappen zijn bij niet-betaling. Dit laatste vergt een commerciële afweging.
Tip: een officiële brief van een incassobureau heeft een iets dwingender karakter en kan tegelijk de angel uit je commerciële relatie halen. Het dossier volgt nu een vaste procedure en ligt niet langer in jouw handen.
De gerechtelijke weg
Als de schadevergoeding nog steeds niet betaald wordt en je wil het er niet bij laten, dan kan je een laatste aanmaning laten sturen door een gerechtsdeurwaarder. Start je een procedure voor rechtbank, dan is de kans reëel dat je klant zal gedwongen worden om de schadevergoeding te betalen. Maar weet wel dat niet alle bijkomende kosten op hem zullen verhaald kunnen worden. Het kan een erezaak zijn maar schat goed in of dit je bereid bent om hierin tijd en geld te investeren.
Wil je je schadevergoeding bij laattijdige betaling laten opnemen in je algemene voorwaarden of wil je aanmaningen laten uitsturen door een gespecialiseerd incassobureau? CMA helpt je onderneming hierbij graag!
Contacteer ons gerust via www.cmadvice.be/contact