Een factuur stuur je best zo snel mogelijk na de levering of prestatie. Maar soms raakt een factuur pas (veel) later verstuurd. Door de drukte, of simpelweg omdat je dit vergeten bent.
Wanneer is het te laat om een factuur nog te versturen? En welke risico’s brengt ‘laat factureren’ met zich mee?
De facturatieregels van de btw-administratie
Ten laatste de 15e dag van de maand volgend op de levering of prestatie, dat is de algemene regel van de btw-administratie. Voor diensten begint deze termijn uiteraard pas te lopen wanneer de opdracht is afgerond. Werk je op regelmatige basis samen? Dan is het toegestaan om je diensten samen te factureren na een redelijke termijn, bv. één keer per maand of één keer per kwartaal.
Factureer je te laat? Dan riskeer je een boete van de btw-administratie. En factureer je regelmatig te laat? Dan verhoog je je kansen op een diepgaande btw-controle.
Jouw klant zit niet te wachten op een late factuur
Niets zo lastig voor je klant als een factuur die (veel) te laat komt. Zeker bij grotere projecten waarvoor het budget binnen een bepaalde periode is voorzien. Maar een late factuur is niet alleen voor je klant een probleem. Ook jij loopt een risico.
Vordering verjaard?
Niet alleen facturen kunnen verjaren. Ook als je geen factuur stuurde, zal de schuldvordering uiteindelijk verjaren. In veel B2B-sectoren bedraagt de verjaringstermijn 10 jaar, maar soms is deze termijn aanzienlijk korter. Zo begint in de medische sector de verjaringstermijn (2 jaar) al de eerste dag van de volgende maand te lopen, gefactureerd of niet.
Natuurlijk kan je de factuur altijd nog versturen. Als jouw klant gewoon betaalt, dan heb je geluk. Maar als je klant de factuur betwist wegens verjaring, dan heb je daar niets tegen in te brengen.
De bewijslast: wat is er geleverd/gepresteerd?
En zelfs wanneer de prestatie nog niet is verjaard, ligt de bewijslast voor een laat verstuurde factuur nu wel volledig bij jou. Van een levering vind je meestal nog wel een spoor terug. Maar voor prestaties is het maanden of jaren later veel moeilijker te bewijzen dat ze effectief hebben plaatsgevonden, zeker als de finale prijs niet op voorhand was vastgelegd.
En mocht deze discussie eindigen voor de rechtbank, dan is de kans groot dat jouw klant het voordeel van de twijfel krijgt.
Facturatietermijn in het contract?
Bij grotere projecten vragen bedrijven vaak om de facturatietermijn in het contract vast te leggen. Dit maakt het voor hen eenvoudiger om het project financieel op te volgen. Normaal gezien zijn deze clausules ook bindend. Als je dan te laat factureert, riskeer je dat je factuur verworpen wordt.
Bij een groot en langdurig project is het trouwens goed om, in overleg met je klant, regelmatig al een deel van de gepresteerde zaken te factureren. Zo vermijd je vergeten facturen en dit maakt de financiële opvolging voor beide partijen makkelijker. Bovendien moet jij de gemaakte kosten dan minder lang voorfinancieren.
Te laat factureren is nefast voor je bedrijf
Facturatie is een essentieel onderdeel van je core business. Je mag nog zo goed zijn in wat je doet, als je daarvoor geen factuur stuurt kan je bedrijf op termijn niet overleven.
Meer focus op je facturatie is vaak een kwestie van het stroomlijnen van je administratieve processen. Ook kan je zaken buiten je core business uitbesteden aan een specialist, zodat jij meer tijd krijgt voor je klantenprojecten.
Zo kan CMA je ondersteunen voor de opvolging van de betalingen. Want het opmaken van facturen kunnen we niet van je overnemen, het creditmanagement wel. From bill to cash, van zodra de factuur is uitgestuurd tot het geld effectief op je rekening staat.
Heb je hier vragen over? Wens je persoonlijk advies?
Contacteer ons, we helpen je graag.