Een telefoontje met de vraag om een factuur te crediteren? En deze op een ander btw-nummer opnieuw te maken? Zowat elke ondernemer heeft het wel al eens meegemaakt. Op zich geen probleem natuurlijk. Je wil je klant wel helpen, en de boekhouding moet kloppen.
Toch ga je hier best voorzichtig mee om. Want een creditnota is een definitief document, net als een factuur. Laat daarom eerst de nieuwe factuur betalen, vóór je de creditnota opmaakt.
Een factuur en creditnota zijn definitief
Wanneer een klant vraagt om een factuur op een ander btw-nummer te zetten, dan mag je de originele factuur niet zomaar uit je systemen verwijderen. Zodra een factuur is uitgestuurd, is ze definitief. Je zal dus een creditnota moeten maken.
En een creditnota is eigenlijk gewoon een factuur, maar dan met een negatief bedrag. Ze krijgt een eigen volgnummer, en een plekje in je boekhouding. Dus net als een gewone factuur is ook een creditnota definitief.
Na de creditnota bestaat de schuldvordering niet meer
Wanneer je de initiële factuur crediteert, bestaat de schuldvordering niet meer. En daarin schuilt nu net het risico. Wat als het andere bedrijf jouw factuur niet aanvaardt? Je hebt hen immers geen offerte gestuurd. Jij hebt enkel een overeenkomst met jouw contactpersoon. En die heb jij, al dan niet ten onrechte, gekoppeld aan een ander btw-nummer.
Als je op dat moment de initiële factuur al hebt gecrediteerd, dan sta je met lege handen. De initiële factuur heb je gecompenseerd met een credit nota, dus die schuldvordering bestaat niet meer. En ook de creditnota kan je niet herroepen.
“Gelieve eerste de nieuwe factuur te betalen”
Daarom is het beter om eerst de nieuwe factuur uit te sturen en te laten betalen. Want de administratie wil je nog wel op jou nemen, maar zonder je bloot te stellen aan onnodige risico’s.
Wees daar van bij het begin ook duidelijk over. Bevestig op mail dat je de factuur wel wil crediteren, en dat je daarvoor wacht op de betaling van de nieuwe factuur. En laat in één beweging ook de nieuwe facturatiegegevens nog eens bevestigen. Zo vermijd je misverstanden, en zit je klant niet nodeloos te zitten wachten op jouw creditnota.
En wie weet wordt deze factuur wel snel betaald. Dan rest jou enkel nog, zo snel mogelijk, de eerste factuur te crediteren.
Vragen? Advies nodig? We helpen je graag.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.