Een factuur stel je op in de officiële taal van de regio waar je bedrijf gevestigd is. Toch zeker wanneer een officiële factuur verplicht is. Opgelet dus als je zaken doet met een anderstalige of internationale klant. Als je hem of haar zomaar een factuur in de eigen taal bezorgt, dan riskeer je namelijk een ongeldige factuur.
Vlaanderen, Brussel en Wallonië
België kent een complexe taalwetgeving met strikte regels, en deze geldt ook voor je facturatie. Ben je in Vlaanderen ingeschreven met je bedrijf, dan stel je de factuur verplicht op in het Nederlands. Idem voor Wallonië, waar je je factuur opmaakt in het Frans. In het Brussels gewest heb je de keuze, het Nederlands of het Frans.
Klanten in een andere EU-lidstaat
Heb je een klant in een andere EU-lidstaat? Dan is het toegestaan om een extra factuur op te maken in een taal die beide partijen begrijpen, bv. het Engels. Ben je gevestigd in Vlaanderen? Dan maak je een Nederlandstalige factuur op, aangevuld met een extra factuur in een andere taal. Beide facturen hebben dan dezelfde nummerreeks.
Echter, deze mogelijkheid geldt enkel voor buitenlandse klanten, niet voor anderstalige klanten die in België gevestigd zijn.
Een vertaling bij de factuur
Voor Belgische anderstalige klanten mag je enkel een vertaling toevoegen. Een louter informatieve en niet-rechtsgeldige vertaling. Je klant moet dus steeds de officiële factuur, in het Nederlands of het Frans, in de boekhouding inschrijven.
Je algemene voorwaarden mogen wel in een andere taal
Je algemene voorwaarden, die mag je dan weer wel in een andere taal beschikbaar stellen. Sterker nog, het is zelfs aangewezen om deze ook in de taal van de klant te voorzien, of op z’n minst in het Engels. Doe je dit niet, dan kan jouw klant bij een discussie beweren dat hij of zij jouw algemene voorwaarden niet heeft begrepen, en deze misschien zelfs ongeldig laten verklaren.
Een officiële factuur /vs./handelsgebruik
Ben je zelf btw-plichtig? Dan ben je in de meeste gevallen verplicht om een officiële factuur op te maken, zeker als ook je klant een bedrijf is. In dat geval zijn bovenstaande taalrichtlijnen van kracht.
Is je klant een particulier? Bij het zogenaamd ‘handelsgebruik’ is een officiële factuur niet verplicht en heb je dus meer vrijheid. Vraagt je klant toch om een factuur? Dan zou je die kunnen opmaken in de taal van je klant.
Wees daarbij wel aandachtig, want in sommige gevallen is ook bij een particuliere klant een officiële factuur verplicht. Denk aan de verkoop van voertuigen en gebouwen, of aan werken in onroerende staat. Dan geldt dus opnieuw de strikte taalwetgeving.
De taalwetgeving praktisch
Velen stellen zich de vraag hoe actueel deze taalwetgeving op dit moment is. Want je wil je klant natuurlijk een duidelijke en begrijpbare factuur bezorgen. Als dienstverlening en in functie van een stipte betaling. En de meeste anderstalige klanten zullen een factuur in de eigen taal ook appreciëren.
Echter, bij een eventuele discussie is het belangrijk dat je factuur aan alle vormvereisten voldoet, en dus volledig rechtsgeldig is. Stel daarom je facturatieplatform standaard in op de officiële taal. Zo ben je zeker dat alle wettelijke vermeldingen in de juiste taal op de factuur verschijnen.
Eventueel kan je bij elke factuurlijn onmiddellijk ook de vertaling toevoegen, naast natuurlijk de uitleg in de officiële taal. Zo ben je steeds wettelijk in orde, en maak je het je klant zo makkelijk mogelijk. Want de factuur is niet alleen een officieel document. Een overzichtelijke en begrijpbare factuur is ook een belangrijk onderdeel van de service naar je klant.
Vragen? Advies nodig? We helpen je graag.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.