Heeft jouw klant je factuur betaald op een verkeerd rekeningnummer? Klanten die het slachtoffer worden van phishing of factuurfraude, dat is ook voor jou als ondernemer een echte nachtmerrie.
Daarom wil je absoluut vermijden dat een criminele organisatie erin slaagt om jouw facturen na te bootsen. En je wil al zeker vermijden dat jouw klanten in de val trappen.
Gelukkig kan je zelf veel doen om je klanten alert te houden. Het goede nieuws? Met een professioneel facturatieproces kom je al een heel eind.
Stuur je facturen elektronisch
Stuur je facturen niet per post, want een papieren factuur is makkelijker na te maken. Stuur je facturen dus via mail, zo kan je klant ook de afzender controleren. Of beter nog, verstuur je facturen nu al via het Peppol-netwerk. Dat is nog beter beveiligd, en vanaf 2027 is dit verplicht.
Communiceer over je facturatieproces
Net als een bank die steeds weer herhaalt dat ze nooit pincodes via de telefoon zal opvragen, zo kan ook jij met je klanten communiceren over je facturatieproces. Laat weten vanuit welk mailadres je de facturen zal versturen, samen met het vaste rekeningnummer. Vraag je klant ook te bevestigen op welk mailadres hij of zij de facturen wil ontvangen, en stuur ze dan ook systematisch daar naartoe.
Laat je klant ook weten dat je belangrijke wijzigingen altijd ruim op voorhand zal aankondigen, via verschillende kanalen. Dat je nooit zomaar het rekeningnummer zal veranderen. Want het zou niet de eerste keer zijn dat een fraudeur de melding ‘nieuw rekeningnummer’ op zijn nagemaakte factuur zet, om ze er geloofwaardiger te laten uitzien.
Voorzie een hulplijn
Voorzie een hulplijn waar je klant de echtheid van de factuur kan checken. Zodat hij of zij je gemakkelijk kan bereiken, bij de minste twijfel. Met een verwijzing op de factuur zelf, en natuurlijk ook op je website.
Op die manier komen ook andere vragen, of een eventuele betwisting van de factuur, snel tot bij jou. Want ook dat is cruciaal voor een snelle en correcte betaling.
Poging tot phishing? Verwittig je klanten
Zijn er fraudeurs aan de slag met valse facturen in jouw naam? Hopelijk kom je dit via bovenstaande hulplijn snel te weten.
Verwittig je klanten dan zo snel mogelijk. Via je website, een nieuwsbrief of sociale media, of zelfs persoonlijk als dat mogelijk is. Dit is opnieuw een goed moment om tips te delen, over hoe jouw echte factuur te onderscheiden van een vals exemplaar.
Zet je factuur in een positief daglicht
Is het je ook opgevallen? Deze tips helpen niet alleen om phishing te voorkomen, ze helpen ook om dichter bij je klant te staan. Om het op een positieve manier over je factuur te hebben. Want een factuur is een belangrijk onderdeel van de overeenkomst, daar mag je gerust over communiceren.
Via deze weg laat je zien dat je de facturatie ernstig neemt. Dat je een goede dienstverlening belangrijk vindt, net als het tijdig en correct betalen van de factuur. En vooral, je laat zien dat je je klant niet in de steek laat. Met een betrouwbaar, duidelijk en overzichtelijk facturatieproces. En met tips om eventuele oplichters te slim af te zijn.
Vragen? Advies nodig? We helpen je graag.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.