Wanbetaling kan je nooit helemaal uitsluiten. Gelukkig bestaan er manieren om het aantal onbetaalde facturen tot een minimum te herleiden. Niet 1 gouden tip, wel een reeks richtlijnen voor een doordacht beleid op verschillende vlakken. Zodat je klanten voelen dat jij de zaken op een professionele manier aanpakt. En dat het betalen van de factuur een integraal onderdeel is van jullie overeenkomst.
Factureer zo snel mogelijk
Liefst onmiddellijk na de levering of dienstverlening. Dan ligt alles nog vers in het geheugen, zowel het project als de eventuele mondelinge afspraken.
Een snelle factuur toont aan dat je de zaken goed opvolgt, en dat je op een gezonde manier je business runt. Een late factuur daarentegen geeft je klant het gevoel dat je slordig bent. Dat kan zelfs nadien nog een negatieve schijn werpen op je dienstverlening. Of je geeft aan dat je het geld niet zo dringend nodig hebt. En ook dat is natuurlijk te vermijden.
Zorg voor een duidelijke en correcte factuur
Maak het je klant zo makkelijk mogelijk om jouw factuur te betalen. Daarvoor moet de factuur niet alleen volledig correct zijn, maar ook duidelijk leesbaar. Zodat je klant geen uren tijd moet steken in het uitpluizen van de verschillende items.
Gebruik duidelijke taal en zorg voor een aangename opmaak in je gekende huisstijl. Zo wordt de factuur in één keer ook een onderdeel van je branding.
Laat geen twijfel bestaan over de betalingstermijn
Wie een factuur óp de vervaldag betaalt, is eigenlijk al te laat. Want het geld staat vaak pas 2 dagen later op de rekening. Vermijd verder ook alle onduidelijkheid rond de betalingstermijn. Schrijf dus niet: ‘betalingstermijn 30 dagen’. Maar wel: ‘te betalen vóór 30 september’.
Herneem de info uit de offerte op de factuur
Heb je vooraf een offerte gestuurd? Zorg dan dat je klant de offerte en factuur in één oogopslag kan vergelijken. Neem daarvoor op je factuur zoveel mogelijk de structuur, formulering en bedragen uit de offerte over.
Je klant heeft net vóór de bestelling de offerte al uitgebreid bestudeerd, dus deze herkenbaarheid bespaart hem of haar een hoop werk. De kans is groot dat je klant dit teken van respect beloont met een snelle betaling.
Geef duidelijk aan wat niet is inbegrepen
Een onaangename verrassing op de factuur is slecht voor het klantenvertrouwen, en voor een snelle betaling. Voer je de installatie uit in regie? Andere zaken die niet zijn inbegrepen? Geef dit dan in het verkoopgesprek en op de offerte duidelijk aan. Wees vooraf ook duidelijk over de uurtarieven. Je klant kan het exacte bedrag nog niet goedkeuren, maar kan wel ongeveer inschatten hoeveel er nog bijkomt.
Vermeld ook hoe je tot deze extra kost bent gekomen. Maak indien mogelijk een duidelijk overzicht van de gepresteerde uren, het verbruikte materiaal en de vervoerskosten. Voor je klant is dat makkelijker te accepteren dan één groot bedrag.
Zet mondelinge afspraken op mail
Heel leuk als je tijdens een meeting samen het verloop van het project hebt doorgesproken. Toch weet na een paar weken niemand nog exact wat er was afgesproken. Zet dit alles na de vergadering nog even op mail en vraag je klant te reageren met opmerkingen of aanvullingen.
Dit is niet alleen handig voor de facturatie. Ook tijdens het project is dit een handig document om op terug te vallen. Opnieuw een teken van je professionaliteit en betrouwbaarheid.
Werk indien mogelijk met een voorschotfactuur
Moet je materiaal aankopen in functie van een klantenproject? Bestel dit pas nadat je klant een voorschot heeft betaald. Zo recupereer je al een gedeelte van dit bedrag en leer je ook de betaalgewoontes van je klant kennen.
Laat je algemene voorwaarden vooraf goedkeuren
Om geldig te zijn moet je klant je algemene voorwaarden goedkeuren. Dit kan ook impliciet, maar dan moet je klant deze wel al vóór de bestelling ontvangen hebben. Stuur daarom je voorwaarden mee met de offerte, en integreer ze ook nog eens in het contract. En ook op de factuur voeg je deze nog eens toe, zo staan je betalingsvoorwaarden ook daar duidelijk op vermeld.
En uiteraard moeten je voorwaarden conform zijn met de laatste wetgeving.
Betrek ook je sales
Je verkopers moeten verkopen, absoluut. Maar ook zij moeten op de hoogte zijn van de betalingsvoorwaarden en eventuele voorschotfacturen. Als was het maar om die bij de finale contractonderhandeling toe te lichten. Zo vermijd je opnieuw onaangename verrassingen.
Heb je een klant met achterstallige facturen? Iemand die systematisch lang wacht om zijn facturen te betalen? Dan wil je op z’n minst dat je sales daarvan op de hoogte is.
Wees aandachtig voor klanten met betalingsmoeilijkheden
Hoe langer een klant met betalingsmoeilijkheden onder de radar blijft, hoe lastiger om de factuur te innen. Probeer klanten met financiële problemen dus zo snel mogelijk te detecteren. Pas dan kan je samen naar een oplossing zoeken.
Ook een vermelding op de factuur kan helpen. ‘Bent u niet in staat deze factuur tijdig te betalen? Contacteer ons dan zo spoedig mogelijk op het nummer …’. Hoe contradictorisch het ook klinkt, door ruimte te scheppen voor dialoog wordt het eenvoudiger om naar een betaling toe te werken.
Volg je betalingen strikt op
Nu je tijdig een duidelijke en correcte factuur hebt gestuurd, wil je ook de betaling zelf kort opvolgen. Te laat betaalde facturen zijn vaak het gevolg van een vergetelheid. Een groot deel daarvan wordt dan ook snel na een eerste herinneringsmailtje betaald. Heeft je facturatiepakket deze mogelijkheid, laat dit mailtje dan liefst automatisch versturen. Of stuur je klant kort voor de vervaldag nog een friendly reminder, zoals ook CMA dit doet in het kader van zijn Credit Management dienstverlening.
Nudging, de zachte hand werkt soms het beste
Nudging is het subtiel sturen van gedrag, zonder dwingend over te komen. Denk aan een geheugensteuntje, zoals een friendly reminder net voor de vervaldag. Of aan een QR code, met een link naar een applicatie die alle betaalgegevens vooraf invult. Want je wil het je klant vooral zo makkelijk mogelijk maken om jouw factuur te betalen.
Een vlotte betaling van je facturen is het gevolg van een breed beleid. Toch zijn elk van deze tips vooral gebaseerd op gezond verstand. Op een gezonde manier van business doen, met respect voor elkaar. Dit heeft trouwens niet alleen een positief effect op de betalingen. Ook je klantenrelatie en algemene business zullen ervan mee profiteren.
En blijven er ondanks dit alles nog facturen onbetaald? Neem dan contact met CMA.
Vragen? Advies nodig? We helpen je graag.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.