Bij CMA nemen we het liefst rechtstreeks contact met onze debiteuren. De telefoon werkt sowieso veel sneller dan een brief, en uit een persoonlijk gesprek halen onze dossierbeheerders heel wat belangrijke informatie.
Uiteraard vertegenwoordigen we hier onze klant, en is het de bedoeling dat de openstaande factuur zo snel mogelijk wordt betaald. Maar vaak is een dossier toch complexer dan op het eerste zicht lijkt. Dan spelen wij als neutrale derde een bemiddelende rol, en stemmen we onze aanpak zo goed mogelijk af op de specifieke situatie. Want er kunnen veel verschillende redenen zijn om een factuur (nog) niet te betalen.
Scenario 1: de eindklant is niet tevreden
Ben je als klant niet tevreden over een bepaalde dienst of product, dan moet je de leverancier daar zo snel mogelijk van verwittigen, liefst nog voor je de factuur hebt ontvangen. Toch blijken velen, zowel bedrijven als consumenten, op dat ogenblik niet te weten wat en hoe. Vaak laten ze de factuur dan maar liggen, en zien ze wel wat er verder gebeurt. Of beiden zijn op de hoogte van het meningsverschil, maar slagen er maar niet in om tot een oplossing te komen.
Komt zo een factuur bij ons terecht, dan proberen onze dossierbeheerders eerst de situatie uit te klaren. Wat is precies het probleem? Welke stappen zijn er al ondernomen? Wat is het verhaal van beide partijen?
Dit doen we zo neutraal mogelijk, want dat is de beste manier om tot een wederzijds akkoord te komen. Hierbij maakt de objectieve blik van een derde partij vaak het verschil.
Scenario 2: de eindklant heeft financiële problemen
Ook wie financiële problemen ervaart, legt zijn facturen soms gewoon naast zich neer. Schaamte en wanhoop kunnen ervoor zorgen dat iemand in een soort ‘freeze’ gaat, en zelf niet meer in staat is om actie te ondernemen.
Op dat moment is een telefoontje van CMA vaak een verlossing, want dan kan men op z’n minst de situatie kaderen. Onze dossierbeheerders bieden een luisterend oor, en nemen de eindklant dan bij de hand, op weg naar een oplossing.
Uiteraard zullen we steeds de financiële situatie verder onderzoeken. Vaak is onze klant namelijk niet de enige leverancier die wacht op de betaling van zijn facturen. In functie van de grootte van de schuldenberg, de vaste kosten en de maandelijkse inkomsten van de debiteur, bekijken we dan de mogelijkheden.
Zo stellen we indien mogelijk een afbetalingsplan voor, beter in schijven betaald dan helemaal niet. Dit stemmen we maximaal af op het openstaande bedrag, en op de mogelijkheden van de eindklant. Uiteraard volgen we elke betaling in dit afbetalingsplan ook strikt op. Want het is wel degelijk de bedoeling dat de betalingen tot het einde worden volgehouden.
Echter, soms is zelfs een afbetalingsplan niet realistisch, en moeten we de eindklant doorverwijzen naar de schuldhulpverlening. In dat geval zullen andere professionals helpen om de totaliteit van de schulden te beheren en beheersen. Is er op dat moment geen enkele mogelijkheid om het openstaande bedrag te laten betalen, dan komt deze factuur bij ons in schuldbewaking, voor mocht deze op een later moment wel kunnen geïnd worden.
Scenario 3: de eindklant heeft niet betaald uit slordigheid
Een groot deel van de facturen wordt echter nog steeds uit slordigheid te laat betaald. In dat geval manen we de debiteur vriendelijk maar beslist aan om de factuur de dag zelf nog te betalen.
In de meerderheid van de gevallen gebeurt dit ook, maar toch zijn er nog steeds debiteuren die dan de betaling nog uitstellen. Gelukkig heeft een brief of mail van een incassobureau nog steeds een dwingend karakter, zeker wanneer de kosten en gevolgen van wanbetaling daarin duidelijk vermeld staan.
En ook dan volgen we de betaling zeer kort op. Via mail en telefoon laten we de debiteur duidelijk merken dat we dit dossier niet loslaten, en dat we indien nodig ook verdere stappen zetten. Want bij hardnekkige wanbetalers rest ons nog steeds de gerechtelijke procedure.
Streng maar rechtvaardig
Natuurlijk is de betaling van de factuur altijd het eerste uitgangspunt, de crediteur is wel degelijk onze klant. Maar als er een specifieke oorzaak is voor de late betaling, dan is het altijd zinvol om deze te kennen en daarmee aan de slag te gaan.
Op dat moment is CMA de ideale bemiddelaar, net omdat wij een groter aantal mogelijkheden ter beschikking hebben. Zo kunnen wij misverstanden uitklaren, een conflict helpen oplossen, en hebben we ook bij betalingsproblemen verschillende opties. En wanneer een klant gewoon uit slordigheid of slechte wil niet betaalt, dan roepen onze dossierbeheerders hem of haar vriendelijk doch beslist tot de orde.
Heb je het vermoeden dat je klant problemen heeft? Of dat er iets speelt waar je zelf geen vat op krijgt? Aarzel dan niet om CMA in te schakelen. Als neutrale bemiddelaar gaan we het gesprek aan en zoeken we naar de beste oplossing.
Vragen? Advies nodig? Wij helpen je graag.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.