Een onbetaalde factuur die niet is afgeboekt, wordt door de fiscus beschouwd als belastbare winst. Dus als ze nooit wordt betaald, kost ze je onderneming twee keer geld. Sluit je het boekjaar af op 31 december 2022? Dan kan je best stilaan beginnen oplijsten bij welke facturen je alle hoop op betaling mag laten varen. Maar kán je een onbetaalde factuur zomaar uit de jaaromzet van je onderneming halen? Helaas niet, er zijn zelfs strenge regels aan verbonden. Een reden te meer om nu al actie te ondernemen.
Een onbetaalde factuur afboeken: wanneer mag het?
Als een factuur niet betaald wordt, kan ze voorlopig of definitief van het fiscale resultaat afgeboekt worden. Om dit mogelijk te maken moet je hiervoor als onderneming wel de nodige argumenten en bewijsstukken aanleveren. Als schuldeiser moet je kunnen aantonen dat er weinig of geen kans op betaling bestaat. Als je kan aantonen dat een factuur zeer waarschijnlijk nooit zal betaald worden, kan je boekhouder op deze factuur een waardevermindering boeken. Als zwart op wit kan bewezen worden dat er geen betaling meer zal volgen, dan kan er een minderwaarde geboekt geworden. We lichten graag het verschil toe.
Waardevermindering of minderwaarde: het verschil
Bij een waardevermindering wordt de openstaande factuur voorlopig afgeboekt. Het bedrag wordt afgetrokken in het af te sluiten boekjaar, maar de vordering blijft op de balans staan. Wordt de factuur na de jaarafsluit alsnog betaald, dan wordt ze terug als winst geboekt in het volgende boekjaar. Is er een faillissement uitgesproken en kan je bewijzen worden dat de factuur nooit zal betaald worden, dan kan ze als minderwaarde definitief afgeboekt worden. Dan verdwijnt ze met andere woorden volledig uit de boeken. De btw kan zelfs meteen na het vonnis teruggevorderd worden.
Waardevermindering of minderwaarde: de voorwaarden
Om een waardevermindering te kunnen boeken moet zeer goed onderbouwd worden waarom de kans op betaling klein is én dat deze situatie tot de uiteindelijke jaarafsluit ongewijzigd zal blijven. Een faillietverklaring of een uitdrukkelijke weigering van de klant om te betalen zijn hiervoor doorgaans geldige bewijsstukken. Om een minderwaarde te kunnen boeken moet het zoals gezegd zeker is dat er geen betaling meer kán volgen. Met andere woorden, het faillissement moet uitgesproken zijn en het moet vaststaan dat je vennootschap geen geld zal ontvangen. Wordt het faillissement pas afgesloten in het volgende boekjaar, dan vraag je de curator van het faillissement best om een individueel attest waarop hij of zij bevestigt dat de factuur niet zal betaald worden. Zo hoef je niet te wachten tot het volgende boekjaar om tot het boeken van een minderwaarde over te gaan.
Wat met onbetaalde facturen van particulieren?
De bovenvermelde voorwaarden gelden weliswaar enkel voor het afboeken van facturen aan ondernemingen. Bij onbetaalde facturen van particuliere klanten zijn de regels iets soepeler. Hier wordt gevraagd om aan te tonen dat er voldoende pogingen ondernomen werden om de factuur te innen. Als een particuliere klant na diverse aanmaningen geen gevolg geeft aan een factuur en als je oordeelt dat het bedrag te laag is om er een gerechtelijke procedure voor op te starten, dan mag je deze factuur doorgaans afboeken. Men kan dus niet eisen dat je het risico loopt om extra inningskosten te maken die niet in verhouding zijn.
Zo bereid je je voor op de afsluit van het boekjaar
Wil je zeker zijn dat je boekhoudkantoor bij de afsluit van het boekjaar de onbetaalde facturen kan afboeken? Begin dan nu alvast met de voorbereiding. Maak een status quo op van alle facturen waarvan de betalingstermijn verstreken is. Documenteer met alle aanmaningen die werden verstuurd én met de eventuele respons hierop die aantoont dat de klant niet van plan is om te betalen. Zijn er klanten die failliet verklaard werden, schrijf dan de curator van het faillissement in kwestie aan met de vraag om een individueel attest dat de schuld van deze specifieke factuur niet zal kunnen betaald worden. Stuur de overige klanten nog vóór het einde van het boekjaar een aanmaning en voeg ook deze laatste aanmaning aan het dossier toe. Op die manier heeft je boekhoudkantoor alle bewijsstukken in handen om over te gaan tot het boeken van een waardevermindering of minderwaarde.
Hulp nodig bij het consequent sturen van de nodige aanmaningen?